Een warm welkom voor elke nieuwe medewerker. Organisaties streven hiernaar en dat gevoel start al bij de administratieve afhandeling in het onboardingsproces.
In Nederland zijn ruim 10 miljoen werkzame personen in 2023 (bron CBS) en er stonden in het vierde kwartaal van 2023 ruime 40.000 vacatures open (bron CBS) Het personeelsverloop was in 2022 in Nederland nog 12 procent. (bron AWVN) Dit betekent veel in-en uitstroomhandelingen voor een HR-afdeling. Tweedejaars HRM studenten van de Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit hebben de voordelen van digitale ID verificatie bij onboarding van medewerkers onderzocht. Ze hebben hiervoor organisaties geïnterviewd die al met een ID app werken, o.a. KPN, Secure Logistics en het Ministerie van Economische Zaken.
Hoe werkt de ID verificatie app?
Met de ID app kunnen medewerkers eenvoudig op afstand op een zelf gekozen moment de noodzakelijke identiteitsverificatie uitvoeren. De eigen telefoon scant het identiteitsdocument en leest de NFC chip uit. Daarna controleert de medewerker de gegevens. Vervolgens verifieert de ID app de medewerker en document met een gelaatsopname. Na akkoord kunnen andere interne processen tot het aanvragen van fysieke of digitale toegangsmiddelen onmiddellijk in gang gezet worden.
Strikte wetgeving bij controle ID bewijs
Om in Nederland te werken heeft iedereen een geldig ID-bewijs nodig. De Wet Identificatieplicht Werkgever verplicht werkgevers om bij alle medewerkers de identiteit te verifiëren als ze bij een organisatie instromen. Dat geldt zowel voor medewerkers in loondienst als externen. Voor nationaliteiten buiten de EER (Europese Economisch Ruimte) geldt de Right To Work (RTW). Iedereen face to face door het juiste verificatieproces loodsen kost de HR-afdeling veel tijd. Dat kan online veel eenvoudiger. In vijf stappen is de online ID verificatie op orde. Dit proces voldoet uiteraard aan de eisen vanuit wetgeving (AVG/GDPR) en informatiebeveiliging (ISO 27001). Daarbij kan in het digitaal proces worden aangegeven wat de bewaartermijnen zijn, zodat gegevens automatisch verwijderd worden bij bijvoorbeeld uitdiensttreding of na verwerking van de gegevens in het HR systeem.
Voordelen van digitale ID verificatie voor werkgever én medewerker
Gebruik van digitale ID verificatie levert voordelen op voor zowel de werkgever als de medewerker. Onderzoek brengt vijf belangrijke voordelen van digitale ID verificatie naar voren:
- Een veelgenoemd voordeel is tijdbesparing. Met online ID verificatie hoeven HR-medewerkers geen tijd in te plannen en medewerkers moeten niet naar kantoor reizen. Naast tijdbesparing scheelt dit ook in kosten. Medewerkers krijgen de regie en kunnen locatieonafhankelijk op elk moment de ID verificatie afronden. Dit bevordert flexibiliteit voor de medewerker en een snel en accuraat onboardingsproces voor de werkgever.
- De ID app kan volledig naar wens gepersonaliseerd worden, zodat deze volledig aansluit bij de behoeften van de organisatie.
- De online ID verificatie voldoet volledig aan de veiligheids- en privacywetgeving. Dat maakt de ID app tot een uniek product. Geen kopie ID’s die medewerkers via de email uitwisselen en ongewenst achterblijven. Maar ook bij naamswijzigingen en uitdiensttreding zijn de gegevens met één klik aangepast of verwijderd. Het bevordert bovendien zorgvuldig beheer van een digitaal medewerkersbestand met hogere datakwaliteit.
- Het proces verloopt soepel en aangenaam. Met telefoon en een QR code is binnen vijf eenvoudige stappen de verplichte ID verificatie voltooid. Het warme welkom voor medewerkers wordt hiermee benadrukt. Bovendien voorkomt het menselijke fouten bij identificatie en verificatie van instromende medewerkers.
- De ID app is digitaal inclusief volgens de WCAG richtlijnen. Door integratie van de tekst naar spraakfunctie is de ID verificatie app zeer toegankelijk in gebruik.
Toekomstige ontwikkelingen ID app
Vanwege het succes komt de wens voor toekomstige uitbreiding van de ID app regelmatig in gesprekken met opdrachtgevers naar voren. Uit het onderzoek door de Erasmus Universiteit volgden een aantal concrete aanbevelingen die BPI met een roadmap gaat realiseren. Zo wordt de ID app uitgebreid met koppelingen naar andere onboarding apps om het proces voor nieuwe medewerkers te stroomlijnen. Daarbij is de wens uitgesproken om ook in de pré-boarding fase al gebruik te kunnen maken van deze app. BPI Services gaat hiervoor met elke opdrachtgever in gesprek over bestaande en toekomstige behoeften.
Digitale ID verificatie bij onboarding van medewerkers is snel, veilig, en conform wetgeving en richtlijnen. Uitkomst van het onderzoek bevestigt deze voordelen, die ook uw HR afdeling kan ontzorgen. Lees verder op onze website of neem direct contact op met onze collega Keyshawn Bottelier.
