Wie denkt aan een self-service kiosk, denkt vaak aan een scherm waarop bezoekers zich kunnen aanmelden. Volgens David van Westendorp, Business Development Manager bij BPI, doet dat de mogelijkheden van moderne kioskoplossingen tekort.
"Steeds meer organisaties ontdekken dat een kiosk niet alleen helpt bij bezoekersregistratie, maar een belangrijke rol kan spelen binnen het complete toegangsbeheer."
David, je spreekt veel organisaties. Welke uitdagingen kom
je het vaakst tegen?
"Eigenlijk hoor ik overal dezelfde uitdagingen terug. Organisaties willen bezoekers professioneel ontvangen, maar tegelijkertijd moeten processen veilig, efficiënt en compliant zijn ingericht. Dat geldt voor zorginstellingen, maar net zo goed voor logistieke bedrijven, kantoorgebouwen, productielocaties of organisaties die dagelijks grote aantallen tijdelijke medewerkers ontvangen. Vaak zie je dat recepties onder druk staan. Op piekmomenten melden meerdere bezoekers zich tegelijk, chauffeurs arriveren, leveranciers komen goederen afleveren en medewerkers moeten worden geregistreerd. Dan merk je hoe belangrijk een goed ingericht ontvangstproces is."
Veel organisaties hebben al een receptie. Waarom zouden zij naar een kiosk kijken?
"Het gaat niet om het vervangen van de receptie. Het gaat juist om het ondersteunen van de mensen die daar werken. Een receptionist of beveiliger wil zich bezighouden met mensen, niet met repetitieve administratieve handelingen. Door die standaardprocessen te automatiseren, ontstaat er meer ruimte voor persoonlijk contact waar dat nodig is. Daarnaast zien we steeds vaker locaties die niet permanent bemand zijn. Dan biedt een kiosk een laagdrempelige manier om bezoekers toch professioneel te ontvangen."
De mooiste reacties krijgen we wanneer klanten ontdekken hoeveel processen ze kunnen
automatiseren zonder in te leveren op gastvrijheid. Dan zie je dat een kiosk niet langer een
hulpmiddel is, maar een strategisch onderdeel van de organisatie."
Wat kan een moderne kiosk tegenwoordig allemaal?
"Veel meer dan mensen vaak verwachten. Natuurlijk kan een bezoeker zich aanmelden, maar daar houdt het niet op. Een bezoeker kan zich bijvoorbeeld identificeren met een QR-code, pincode of identiteitsdocument. Vervolgens kunnen allerlei processen automatisch worden gestart. Denk aan het informeren van een contactpersoon, het printen van een QR of barcode, het uitgeven van een toegangspas, het tonen van veiligheidsinstructies of het registreren door middel van digitale formulieren. De kiosk wordt daarmee een centraal punt binnen het toegangsproces."
Je noemt identiteitscontrole. Waarom wordt dat steeds belangrijker?
"Organisaties willen steeds beter weten wie er daadwerkelijk binnenkomt. Bij bezoekers is dat belangrijk, maar zeker ook bij contractors, uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers. In veel gevallen is het noodzakelijk om te controleren of iemand daadwerkelijk de persoon is die toegang behoort te krijgen. Met een kiosk kun je die identificatie direct onderdeel maken van het aanmeldproces. Dat verhoogt de veiligheid en voorkomt handmatige controles."
Welke verschillen zie je tussen organisaties?
"Dat hangt sterk af van de omgeving waarin een organisatie opereert. In omgevingen met een hoger risicoprofiel liggen de aandachtspunten vaak anders.
Bij organisaties waar de kans op agressie aan de balie groter is, kan een kiosk bijdragen aan een veiligere en rustigere ontvangst. Bezoekers kunnen zich zelfstandig aanmelden, waardoor de druk op receptiemedewerkers afneemt en zij zich kunnen richten op situaties waarin persoonlijk contact echt nodig is.
In een andere context, zoals binnen justitiële organisaties, ligt de nadruk juist op extra identiteitsverificatie. Daar is het belangrijk om met een hoge mate van zekerheid vast te stellen dat de juiste persoon toegang krijgt tot het gebouw. De kracht van een moderne kiosk is dat je de oplossing kunt aanpassen aan het risicoprofiel en de processen van de organisatie."
Zie je ook uitdagingen op het gebied van compliance?
"Absoluut. Dat wordt zelfs steeds belangrijker. Veel organisaties werken nog met papieren bezoekerslijsten of handgeschreven formulieren. Dat lijkt eenvoudig, maar vanuit privacy- en compliance-oogpunt brengt dat risico's met zich mee. Gegevens zijn vaak niet compleet, worden soms te lang bewaard en zijn lastig terug te vinden wanneer dat nodig is. Door registraties digitaal vast te leggen ontstaat veel meer controle. Daarnaast kun je veel beter invulling geven aan belangrijke privacyprincipes, zoals dataminimalisatie en het automatisch toepassen van bewaartermijnen. Zo worden alleen de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn en blijven persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig. Dat helpt organisaties om compliant te werken zonder extra administratieve lasten."
Hoe onderscheidt BPI zich met de ID Kiosk?
"Wat wij veel terughoren van klanten, is dat zij flexibiliteit waarderen. Wij ontwikkelen zowel de hardware als de software zelf. Daardoor kunnen we oplossingen aanpassen aan de wensen van de klant in plaats van andersom. De ene organisatie heeft behoefte aan een eenvoudige registratiekiosk met route-informatie. Een andere organisatie wil een kaartprinter, identiteitsverificatie of integraties met bestaande systemen. Omdat onze oplossing modulair is opgebouwd, kunnen we die volledig afstemmen op de situatie van de klant."
Wat zie jij als de toekomst van bezoekers- en toegangsbeheer?
"Ik denk dat organisaties steeds meer op zoek gaan naar een combinatie van gebruiksgemak en veiligheid. Mensen verwachten tegenwoordig een snelle en eenvoudige ontvangst. Tegelijkertijd willen organisaties grip houden op wie aanwezig is, welke rechten iemand heeft en hoe gegevens worden verwerkt. Een kiosk speelt daarin een steeds belangrijkere rol. Niet als losstaand apparaat, maar als onderdeel van een bredere oplossing voor bezoekersmanagement, identiteitsvaststelling en toegangsbeheer. Uiteindelijk draait het om één vraag: hoe ontvang je mensen op een professionele manier zonder dat dit extra werk oplevert voor de organisatie? Daar ligt precies de kracht van een moderne self-service kiosk."
